【オフィス利用におすすめ!】人気の高いコーヒーサーバー(マシン)のレンタル・リース業者比較5選をご紹介!

コーヒーサーバーのレンタル費用は経費で落ちる?

公開日:2019/12/01  最終更新日:2019/12/02


オフィスにコーヒーサーバーを設置して使えるようにしたいと考えたときに、レンタル費用は経費にできるはずだと思う人が多いでしょう。コーヒーそのものも使用するためには購入しなければならず、合わせて精算できるようにしたいと考えるのはもっともなことです。このような費用は会社の経費として計上しても問題ないのでしょうか。

どちらの費用も経費にすることが可能

コーヒーサーバーを従業員のためのサービスとしたり、来客対応のときにすぐに熱いコーヒーを出せるようにしたりするために導入する会社は増えてきました。コーヒーサーバーを購入して備品にしてしまうこともできるでしょう。

しかし、レンタルのほうが一時的な支出が少なくて済むことに加え、メンテナンスを業者に任せられるというメリットがあります。そのため、会社で導入されているケースでは購入していることはあまりありません。

ただ、その実態を知っていてもお金がどこから出ているのかがわからないという人もいます。サーバーを使用するのに必要なコーヒーの粉などの購入費用については、一般の給湯室で使われているコーヒーと同じで経費にすることができるのはわかるでしょう。

しかし、サーバーのレンタル費用はどうなるのかがわからないということがしばしばあるのです。レンタル費用については経営者の自腹というわけではなく、やはり会社の経費で支払われています

費用の勘定科目はどのようになるのか

経理の人にとって切実な問題になるのは、どちらの費用についても会社が支払う形にできるとしても勘定科目がどれになるのかということです。お金の使途によって勘定科目は決めることになるため、単純に考えて仕訳してしまって問題はありません。

従業員へのサービスとしてコーヒーサーバーを手配しているのであれば福利厚生費に算入することになります。一方、来客のときに使用するのが目的になっているのなら会議費として扱うのが普通です。

設置場所によって勘定科目は異なる

コーヒーサーバーの使用目的が実は一つではないということもあるでしょう。従業員は自由に使用できるけれど、来客があったときにもお出しするのに使っているというケースではどうしたら良いのでしょうか。ほとんどすべてが従業員用というのであれば福利厚生費、従業員も使って良いけれど実際にはほとんどすべて来客用というのなら会議費にしておくのが無難です。

どちらもそれなりにたくさん使用しているというときには、設置場所によって勘定科目を変えると監査が入ったときにも適切な対応を取ることができます。給湯室や執務室などに設置されているのであれば主に従業員が使うものだと解釈するのが妥当です。そのため、このような場所にコーヒーサーバーを設置したなら福利厚生費にしておけば良いと考えられるでしょう。

一方、応接室や会議室などに設置されている場合には来客が来たときに使ったり、会議をするときに使用したりものだと解釈できます。このような場合には会議費に仕訳してしまって問題はないというのが一般的です。

メインエントランスを入ってすぐの場所などのように解釈が難しいところに設置してしまうと経理処理が難しくなります。経理での問題が起こらないように設置場所を吟味するということもレンタルするときには忘れないようにしましょう。

 

コーヒーサーバーのレンタル費用もコーヒーの料金も会社の経費として精算することができます。ただ、仕訳の仕方については気をつけなければならず、従業員しか使わないなら福利厚生費、会議に使用するなら会議費として扱えるでしょう。しかし、両方のケースで使う場合もあり、解釈が難しくなる場合もあるのです。

設置場所によって解釈するのが無難な方法で、給湯室や応接室なら福利厚生費、応接室や会議室なら会議費にするのが基本となっています。

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