会社のコーヒーサーバーは誰が管理する？上手に役割分担しよう！

オフィスにコーヒーサーバーがあれば、仕事に疲れた時すぐにリフレッシュできるので便利です。一方で誰が管理するのかは難しい問題でもあります。悩みの種になっている方も多いのではないでしょうか。ここでは、上手に管理する方法をいくつかご紹介します。これを読めば職場にピッタリの方法がきっと見つかるでしょう。

コーヒーサーバーは誰が管理するのか

会社によって細かな違いはありますが、社内のインフラは総務部が管理するのが一般的です。しかし、もちろん絶対ではありません。どこの部署で管理をするにせよ、しっかりと方法を決めることが必要です。以下で具体的な方法を解説していきます。

当番制・分担制・担当制のどれがうまくいく？

管理方法として考えられるものは、大きく分けて三つあります。当番制・分担制・担当制です。当番制とはみんなが交代で仕事の番にあたること。分担制とはひとつの仕事を何人かで分けて受け持つこと。担当制とは決まった人が仕事を受け持つこと。それぞれにメリットとデメリットがあるので解説していきます。

■当番制

当番制の場合、みんなに平等に管理の順番がまわってくるので、不公平になりにくいというメリットがあります。小学校の掃除当番などがそうですね。だれもが一定期間のうちに平等に仕事をしなければなりません。

デメリットとしては管理の質に差異が出てくることです。仕事が丁寧な人と雑な人がいるでしょうから、ある人が当番の時はきちんとしているのに、ある人が当番の時はなんだか不備があるというようなことがあるかもしれません。対策としては、誰でも一定の基準で管理できるようにマニュアルを設定する必要があります。

■分担制

分担制の場合、管理の業務をいくつかのパートに分けるのでひとりひとりの負担がある程度抑えられるというメリットがあります。たとえば毎日の簡易清掃はAさん、月一回のタンク洗浄、茶渋の除去はBさん、豆の発注はCさん、といった具合にしましょう。デメリットは、分担ごとの負担に差が生じる可能性があることです。それぞれの負担がなるべく等しくなるように調整しましょう。

■担当制

担当制の場合、特定の人に管理業務を任せるので安定して管理ができるのがメリットです。また熟練度が上がって管理の質が上がることも考えられます。デメリットは担当者への負担が大きくなってしまうことです。適性がある人にとっては自分のこだわりを出せるなど、楽しい仕事になる可能性もありますが、適性がない人や無理やりやらされている人にとっては苦痛になってしまいます。担当を決める際は、適性を見極めて個人への負担が大きくなり過ぎないように考える必要があります。

上記の三つの方法をご紹介しましたが、場合によっては組み合わせることも可能です。分担した仕事を当番制にしてローテーションをする、担当者を当番制にするなどの方法などもありますね。職場の条件や雰囲気を考慮してうまく機能しそうな方法を試してみてください。

みんなが気持ちよく使えるようにするには

管理方法を決めずに「気がついた人がやればよい」といったような方法をとっている会社もあります。しかし、そんなやり方では特定の人だけが負担を強いられたり、管理が不充分でおいしいコーヒーが飲めなくなったりするといった状況になってしまいます。しっかりと管理方法を決めて運用しましょう。

もし管理体制を整備するのが難しい職場の場合はレンタルサーバーの導入を検討するのも手です。レンタルの場合はランニングコストがかかりますが、定期メンテナンスは業者にお任せできるうえコーヒー豆の購入などもやってくれる場合があります。管理がめんどうな場合は検討してみるのもいいでしょう。

職場にコーヒーサーバーを設置することは、従業員にとってストレス解消になり、職場環境の向上の一環として非常に有効です。質の高い休憩は仕事のモチベーションアップにもつながるでしょう。それぞれの職場に合った正しい管理方法を実践して、憩いのひと時を楽しみましょう。